Automatyzacja umów i obiegu dokumentów: Task Manager + Inteligentne Dokumenty

Jednym z kluczowych kierunków rozwoju platformy Fintin, zapowiedzianych w naszej roadmapie na 2025 rok, jest dalsze wsparcie automatyzacji procesów operacyjnych oraz uproszczenie pracy zespołów back-office w sektorze finansowym. Zgodnie z charakterem naszego rozwiązaniu i jego modułowości, utrwalamy to co sprawdzone, czyli łączenie poszczególnych elementów w większe całości - jednym z takich połączeń jest moduł Task Manager i Moduł Inteligentnych Dokumentów, działające razem doskonale sprawdzają się wszędzie tam, gdzie procesy dotyczą tak zwanych procesów uruchomień umów o finansowanie. To rozwiązanie odpowiada na realne wyzwania firm związane z obsługą dokumentów i zawieraniem umów z klientami. Bazuje na sprawdzonych komponentach działających już u naszych klientów, ale jednocześnie wprowadza organizacje na wyższy poziom hiperautomatyzacji – z większą kontrolą, przejrzystością i szybkością działania.

Wykorzystanie w branży leasingowej 

Branża leasingowa wchodzi w erę, w której zawarcie umów leasingowych z perspektywy klienta staje się proste, a możliwości uproszczenia tego procesu stają się powszechnie dostępne dla firm leasingowych. Wynika to m.in. z nowelizacji przepisów, które weszły w życie 13 lipca 2025 r. – zmiana ta umożliwia szersze wykorzystanie formy elektronicznej przy zawieraniu umów leasingu, a także upraszcza wymagania formalne związane z podpisywaniem dokumentów. 

Etap zawarcia umowy to jednak nie tylko jej podpisanie i ocena kompletności złożonych podpisów, ale także dokumenty i procesy dodatkowe: 

• obsługa faktury zakupu 
• obsługa kompensat 
• obsługa polis własnych i obcych 
• dokumenty dotyczące funkcjonowania firmy: umowy spółek, nowe wpisy do KRS 
• analiza opłat wstępnych. 

Fintin dostarcza Twojemu zespołowi gotowe, w pełni mierzalne i audytowalne procesy wdrożeniowe. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji są one w pełni zautomatyzowane, co pozwala znacząco skrócić czas uruchomienia umowy i zminimalizować ryzyko błędów. 

Jakie potrzeby adresujemy? 

Rozwiązanie Task Manager Fintina z Inteligentnymi Dokumentami od sensID zostało zaprojektowane z myślą o usprawnieniu kluczowych obszarów przetwarzania dokumentów w organizacjach. Odpowiada na wyzwania związane z automatyzacją, kompletnością danych oraz przejrzystością procesów. Skupiamy się na trzech głównych obszarach: 

1. Obsługa dokumentów podpisanych ”tradycyjnie” - papierowo 

Wiele organizacji boryka się z trudnościami w klasyfikacji oraz ocenie kompletności dokumentów, które zostały podpisane tradycyjnie i dostarczone jako elektroniczny dokument (czyli np. skan). Proces ten, realizowany ręcznie, wiąże się z ryzykiem błędów i dużym nakładem pracy. Dzięki wykorzystaniu technologii sensID zaszytej w module Inteligentnych dokumentów, moduł Fintin automatyzuje te działania, wspierając użytkowników w codziennej pracy i zapewniając zgodność z obowiązującymi standardami. 

• Automatyczna klasyfikacja dokumentów 

• Ocena kompletności w oparciu na zdefiniowanych regułach 

2. Sprawna obsługa braków dokumentacyjnych 

Braki w dokumentacji to częsty problem w relacjach z klientami i partnerami biznesowymi. Ich wykrycie oraz uzupełnienie mogą znacząco wydłużyć czas realizacji procesów. Dzięki naszemu rozwiązaniu, możliwe jest szybkie zidentyfikowanie niekompletności oraz automatyczne przekierowanie spraw do odpowiednich osób lub systemów. 

• Automatyczne wykrywanie brakujących dokumentów lub danych 

• Integracja z systemem zarządzania zadaniami (Task Manager) 

• Możliwość śledzenia statusu uzupełnień w czasie rzeczywistym 

3. Monitoring procesów i optymalizacja obiegu 

Na etapie zawierania umów oraz w dalszych etapach obsługi klienta kluczowe znaczenie ma transparentność i standaryzacja działań. Fintin, dzięki integracji z silnikiem BPM oraz regułami decyzyjnymi (DMN), umożliwia bieżące monitorowanie procesów i ich ciągłą optymalizację – zgodnie z przyjętymi politykami firmy. 

• Wdrażanie i egzekwowanie reguł biznesowych 

• Monitorowanie przebiegu procesów w czasie rzeczywistym 

• Możliwość analizy i optymalizacji na podstawie rzeczywistych danych operacyjnych

Jak działa nasze rozwiązanie? 

Moduł uruchomień działa w oparciu o nowoczesny, zautomatyzowany przepływ pracy, który integruje wiele elementów procesu – od założenia sprawy po jej zakończenie. Całość jest w pełni skalowalna, elastyczna i gotowa do integracji z istniejącym środowiskiem IT. Przedstawiamy uproszczony przebieg działania: 

1. Inicjalizacja sprawy 

 Proces może zaczynać się w naszym systemie jak na przykład Panel doradcy, może być rejestrowany w Task Manager, zakładany jako korespondencja e-mail, ale także jako gotowe integracje z systemami trzecimi. Narzędzie zapewnie elastyczne podejście, aby płynnie zintegrować się z istniejącą architekturą systemów klienta.  

2. Uruchomienie reguł i listy dokumentów 

Sprawa trafia do modułu procesowego Fintin, gdzie na podstawie reguł zdefiniowanych w silniku decyzyjnym DMN generowana jest lista wymaganych dokumentów oraz zestaw atrybutów niezbędnych do dalszej obsługi. Dzięki wykorzystaniu silnik decyzyjnego, możemy zaadaptować dowolne reguły biznesowe i spełnić wymagania procedur finansującego.  

3. Przetwarzanie dokumentów w sensID 

W kolejnym kroku dostarczone dokumenty są przekazywane do sensID – modułu odpowiedzialnego za inteligentne przetwarzanie danych. System: 

• klasyfikuje dokumenty według ustalonych kategorii, 
• ocenia ich kompletność w kontekście danej sprawy, 
• wyodrębnia kluczowe dane potrzebne w dalszym przebiegu procesu, 
• wspiera obsługę dokumentów takich jak faktury, dokumenty polis, dowody rejestracyjne, umowy spółek i wpisy KRS. 

4. Informacja zwrotna i dalsze kroki 

Na podstawie wyników przetwarzania system otrzymuje zwrotną informację o stanie dokumentacji. Jeśli dokumenty są kompletne i zgodne – proces toczy się dalej automatycznie. W przypadku braków lub konieczności podjęcia działań manualnych, sprawa trafia do kolejki zadań w Task Managerze - wraz z pełnym kontekstem i niezbędnymi materiałami. 

Wszelkie informacje o brakach są ustrutkryzowane, audytowalne i raportowane. Dzięki czemu zespoły back-office mogą przeprowadzać analizę wymaganych zmian w procesie, aby mógł być on jeszcze lepszy, lub wskazywać Partnerom biznesowym występujące problemy, aby wszystkie strony mogły je eliminować.  

Dzięki temu rozwiązaniu firmy mogą znacząco skrócić czas obsługi spraw, zminimalizować liczbę błędów oraz zwiększyć przejrzystość procesów. Wszystko przy maksymalnym wykorzystaniu mocy hiperautomatyzacji.

Co zyskujesz dzięki wdrożeniu? 

Rozwiązanie  przynosi realne korzyści operacyjne i strategiczne – zarówno dla zespołów, jak i całej organizacji. Dzięki automatyzacji i inteligentnemu przetwarzaniu danych możliwe jest znaczące zwiększenie efektywności procesów biznesowych. 

1. Skrócenie czasu uruchomienia leasingu nawet o 70% 

Dzięki wykorzystaniu AI do automatycznego przetwarzania i weryfikacji dokumentów (np. faktur zakupu, polis własnych i obcych, umowy spółek, nowych wpisów do KRS), proces uruchamiania finansowania staje się znacznie szybszy. System identyfikuje braki, weryfikuje poprawność danych i przesyła gotowe paczki do systemów operacyjnych – bez potrzeby ręcznego przeglądania dokumentów. 

2. Spójny, cyfrowy obieg dokumentów 

Niezależnie od tego, czy dokumenty trafiają e-mailem, przez system dealerski, portal klienta czy fizycznie – są natychmiast digitalizowane i kierowane do właściwego etapu procesu. Jeden zunifikowany, cyfrowy obieg oparty na Task Managerze Fintina gwarantuje spójność, eliminuje błędy i umożliwia audytowalność procesu. 

3. Zwiększenie możliwości skalowania portfela

Eliminowanie wąskich gardeł operacyjnych skraca czas obsługi i pozwala Twojemu zespołowi: obsłużyć więcej spraw leasingowych w tym samym czasie, zachowując wysoką jakość obsługi, nawet przy dużej skali. Dla klienta oznacza to realną różnicę: mniej kontaktów i poprawek, szybsze potwierdzenie finansowania, wyraźne przyspieszenie odbioru auta, maszyny czy sprzętu, zwiększenie lojalności oraz prawdopodobieństwa kolejnej transakcji. 

Gotowe komponenty, szybkie wdrożenie 

Moduł jest budowany w oparciu o istniejące wdrożenia i sprawdzone komponenty platformy Fintin. Dzięki temu możliwe jest szybkie uruchomienie rozwiązania nawet w złożonych środowiskach, z integracją z zewnętrznymi systemami przez API/MQ. 

Rozwiązanie opiera się na architekturze mikroserwisowej, silniku reguł Camunda oraz repozytorium dokumentów Fintin-docs, dzięki czemu jest elastyczne i łatwo adaptowalne. 

Dla kogo jest to rozwiązanie? 

Moduł uruchomień został zaprojektowany z myślą o organizacjach, które obsługują duże wolumeny spraw i muszą zapewnić wysoką jakość dokumentacji w procesach zawierania umów. Sprawdzi się wszędzie tam, gdzie istotna jest szybkość działania, kompletność danych oraz zgodność z procedurami.

Z rozwiązania skorzystają przede wszystkim instytucje finansowe, które na co dzień pracują z klientami indywidualnymi i biznesowymi. Jest ono szczególnie skuteczne w firmach leasingowych oraz ubezpieczeniowych, gdzie niezbędna jest sprawna weryfikacja dokumentów i decyzji.  

Nowy standard w obsłudze dokumentów

Wdrożenie modułu uruchomień to skuteczna odpowiedź na problemy związane z obiegiem dokumentów i zawieraniem umów. To kompletne, skalowalne podejście, które łączy automatyzację, kontrolę jakości oraz pełną integrację z Twoimi procesami.

Zobacz, jak to działa – umów demo lub porozmawiaj z nami o wdrożeniu u Ciebie.