Dlaczego analiza to fundament skutecznej automatyzacji w firmie?

Automatyzacja procesów biznesowych to kluczowy element transformacji cyfrowej. Jednak samo wdrożenie technologii nie gwarantuje sukcesu – kluczowa jest wcześniejsza analiza procesów, które mają zostać zautomatyzowane. Firmy, które pomijają ten krok, często spotykają się z problemami, takimi jak niska efektywność automatyzacji, brak zwrotu z inwestycji (ROI) czy konieczność kosztownych poprawek.

Czy wiesz, że podczas gdy według danych Bain&Company ponad jedna trzecia dużych organizacji przechodzi transformację biznesową w określonym czasie, to tylko około 12% firm osiąga swoje pierwotne założenia i ambicje? Coraz częściej przedsiębiorstwa inwestują w nowoczesne technologie, niestety zapominają o bardzo ważnym etapie, którym jest analiza procesów. Bez niej proces wdrażania automatyzacji może nieść wiele niezrozumienia, nieefektywności i frustracji. Jak uniknąć błędów i upewnić się, że Twoja firma osiągnie maksymalne korzyści z wdrożenia automatyzacji? 

W jaki sposób analiza wpływa na wdrożenia automatyzacji biznesowej?  

Zanim przedstawimy konkretne aspekty analizy, warto podkreślić jej ogólne znaczenie. Dobra analiza to nie tylko zrozumienie procesów, ale przede wszystkim stworzenie solidnych podstaw do wdrożenia automatyzacji. Analiza procesów biznesowych (BPA) to metoda polegająca na szczegółowym badaniu operacji firmy, co pozwala na określenie mocnych stron, obszarów wymagających poprawy i sposobów optymalizacji procesów. Obejmuje ona opracowanie konkretnych produktów prac - takich jak wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, backlog projektu oraz architekturę rozwiązania. Dzięki temu etapowi, organizacja, np. instytucja finansowa zapewnia sobie płynną i przewidywalną pracę na etapie wdrożenia systemu.  

Analiza pozwala również na identyfikację potencjalnych usprawnień oraz minimalizację ryzyka. Bez niej może okazać się, że firma zainwestuje w kosztowne technologie, które wcale nie przyniosą oczekiwanych rezultatów. Dopiero po dogłębnej i szczegółowej ocenie można świadomie podjąć decyzję o tym, które obszary działalności warto zautomatyzować i w jaki sposób.  
 

Jak przeprowadzić skuteczną analizę? 

Skuteczna analiza to uporządkowany proces, który pozwala firmie przejść od pomysłu do realnej zmiany – opartej na danych, potrzebach biznesowych i dopasowanej technologii. To nie tylko etap przygotowawczy, ale kluczowy fundament dla każdego projektu automatyzacyjnego. Jak więc podejść do niej krok po kroku? 

Określenie celów i uporządkowanie założeń 

W każdej dynamicznie rozwijającej się firmie powstaje wiele pomysłów – nie wszystkie jednak są spójne ze strategią czy oczekiwaniami interesariuszy. Dlatego analiza powinna rozpocząć się od uporządkowania wizji oraz celów biznesowych. Dopiero na tej podstawie można świadomie ocenić, czy planowane zmiany mają realny wpływ na rozwój organizacji. 

Zrozumienie domeny i kontekstu 

Kolejnym etapem są warsztaty z zespołem biznesowym. To moment, w którym zbieramy wszystkie kluczowe zdarzenia i procesy domenowe – poznajemy „jak to działa naprawdę”. Dzięki temu możemy zaprojektować rozwiązania, które nie są oderwane od rzeczywistości operacyjnej firmy. Nasze doświadczenie w branży leasingowej i finansowej pozwala dodatkowo wzbogacić ten proces o sprawdzone praktyki i know-how. 

Mapowanie procesów – od AS-IS do TO-BE 

Dokumentujemy aktualny stan procesów (AS-IS), aby dokładnie zrozumieć ich przebieg, zależności i potencjalne wąskie gardła. Następnie modelujemy stan docelowy (TO-BE), który pokazuje, jak procesy powinny wyglądać po wdrożeniu automatyzacji. To porównanie pozwala zidentyfikować konkretne obszary do optymalizacji i dopasowania technologii. 

Analiza potrzeb i wymagań systemowych 

Na tym etapie definiujemy wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne – to one stanowią podstawę backlogu projektowego. Identyfikujemy systemy, które wymagają zmian, i te, które będą współdziałać z nowymi rozwiązaniami. Tak przygotowana analiza ogranicza ryzyko kosztownych błędów podczas wdrożenia. 

Rekomendacja rozwiązań i zwinna architektura 

Efektem analizy jest nie tylko dokumentacja, ale konkretna mapa architektury rozwiązania – zawierająca rekomendacje systemowe, wskazania dla integracji i plan wdrożenia. Tworzymy elastyczną, skalowalną architekturę IT, gotową na dalszy rozwój i zmiany. 

 

Forma realizacji – sprawdzone podejście do analizy procesów 

Proces analizy prowadzimy w sposób uporządkowany, przejrzysty i dopasowany do realiów biznesowych klienta. Na początku przygotowujemy szczegółowy plan warsztatów analitycznych, ustalając cele każdego ze spotkań oraz określając zespoły, które powinny w nich uczestniczyć. Dzięki temu od samego początku angażujemy właściwe osoby i budujemy wspólne zrozumienie projektu. 

Pracujemy w rytmie dostosowanym do intensywności zadań – zazwyczaj realizujemy jeden lub dwa warsztaty dziennie, z których każdy trwa maksymalnie cztery godziny. Taki model pozwala nam dokładnie przeanalizować procesy i zadawać właściwe pytania, a klientom daje przestrzeń do przemyślanych decyzji. 

Tryb pracy dopasowujemy do potrzeb – realizujemy warsztaty zdalnie lub hybrydowo. Wszystkie materiały są udostępniane online, a w razie problemów z dostępem, przekazywane bezpośrednio po spotkaniu. Dbamy o płynność współpracy i szybki obieg informacji. 

Podczas analizy działamy zwinnie i elastycznie – wiemy, kiedy warto temat „zaparkować”, a kiedy wrócić do niego w odpowiednim momencie. Nasz zespół stawia na transparentność i współpracę – razem z klientem tworzymy jeden zespół, który dąży do wypracowania najlepszego możliwego rozwiązania. 

Wyniki prac – konkretne efekty i narzędzia 

Rezultatem analizy są konkretne produkty pracy, które stanowią gotową podstawę do dalszych działań projektowych. Wyniki dotyczące przebiegu procesów biznesowych prezentujemy z użyciem sprawdzonych narzędzi takich jak Miro, bpmn.io, Figma, draw.io, PlantUML czy Enterprise Architect. Dzięki temu wizualizujemy analizowane zagadnienia w sposób przejrzysty i łatwy do omówienia z zespołami projektowymi. 

W ramach realizowanych prac przygotowujemy również dokumentację wymagań – zarówno funkcjonalnych, jak i niefunkcjonalnych. Przekazujemy je w formacie dostosowanym do preferencji klienta – jako arkusze Excel, dokumenty Word lub wpisy w Confluence. Wszystkie materiały są tworzone z myślą o ich bezpośrednim wykorzystaniu w projektach wdrożeniowych lub zapytaniach ofertowych (RFP). 

Co istotne – prace zatwierdzamy na bieżąco podczas warsztatów, a pełny odbiór końcowy następuje maksymalnie w ciągu trzech dni roboczych od zakończenia analiz. Naszym celem jest nie tylko przeprowadzenie analizy procesów biznesowych, ale przede wszystkim dostarczenie gotowych i praktycznych rezultatów, które realnie przyspieszają dalsze etapy transformacji. 

Zalety analizy biznesowej 

Chociaż wdrożenie technologii automatyzacyjnych wymaga starannego planowania i szczegółowej analizy, korzyści płynące z tego procesu są naprawdę ogromne. Dzięki automatyzacji organizacje mogą zyskać przewagę konkurencyjną, wprowadzić elastyczność w działaniach i lepiej dopasować swoje usługi do potrzeb rynku. Warto jednak pamiętać, że sukces w automatyzacji nie zależy wyłącznie od technologii, ale również od odpowiedniego podejścia do planowania, implementacji i monitorowania procesów. 

Sukces projektu automatyzacji zależy od uwzględnienia kluczowych czynników biznesowych 

Aby wdrożenie automatyzacji zakończyło się sukcesem, istotne jest uwzględnienie potrzeb biznesowych oraz celów strategicznych organizacji. Tylko wtedy można odpowiednio zaplanować automatyzację, aby była zgodna z wymaganiami firmy i przynosiła oczekiwane rezultaty. 

Automatyzacji nie wprowadza się metodą "wszystko albo nic" 

Automatyzacja nie musi obejmować całego procesu na raz. Skuteczniejsze podejście to stopniowe wdrażanie, które pozwala na dostosowywanie technologii do zmieniających się warunków i sprawdzanie efektów na poszczególnych etapach. 

Dzięki automatyzacji przedsiębiorstwo może zaoferować klientom więcej opcji do wyboru 

Automatyzacja umożliwia firmom szybsze i bardziej elastyczne dostosowywanie oferty do potrzeb klientów, co może pozytywnie wpłynąć na doświadczenia użytkowników oraz wzrost konkurencyjności firmy na rynku. 

Automatyzacja to jeden z najlepszych sposobów na uzyskanie skalowalności 

Dzięki zautomatyzowanym procesom firmy mogą łatwiej rozszerzać swoją działalność, bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zasobów ludzkich. Skalowalność to kluczowy element w rozwoju organizacji, szczególnie w kontekście rosnącego zapotrzebowania na produkty lub usługi. 

Projekty automatyzacji nie są wdrażane jednorazowo, są to przedsięwzięcia realizowane w "przyrostach"

 
Automatyzacja to proces, który powinien przebiegać w kilku etapach, zaczynając od identyfikacji najbardziej wymagających obszarów, a kończąc na pełnej implementacji technologii. Taki model pozwala na bieżąco optymalizować rozwiązania i minimalizować ryzyko błędów. 

Korzyści płynące z procesu analizy  

Na przykładzie wybranego wdrożenia automatyzacji w instytucji finansowej, analiza procesów pozwala uzyskać konkretne, mierzalne korzyści.  

• Technologia – stworzenie zintegrowanego środowiska technologicznego dostosowanego do skali operacji, co umożliwia efektywną obsługę procesów automatyzacyjnych.  
• Strategia – precyzyjne określenie potrzeb użytkowników oraz ich motywacji, w uwzględnieniem strategicznych kierunków rozwoju usług.  
• Koszt – dokładne oszacowanie kosztów wdrożenia i priorytetyzacja etapów projektu, co pozwala na optymalne zarządzanie budżetem.  
• Know-how – wypracowanie modelu i metodologii pracy, które mogą być wykorzystane w przyszłych projektach automatyzacji.  
• Sprzedaż – wzmocnienie procesów sprzedażowych poprzez ich automatyzację, co prowadzi do większej efektywności i mniejszego zapotrzebowania na manualne interwencje. 
• Marketing – opracowanie strategii wsparcia technologicznego dla działań marketingowych, co przekłada się na lepszą segmentację klientów i skuteczniejsze kampanie. 

Analiza biznesowo-systemowa dla uruchomienia nowej linii biznesowej dla Alior Leasing

Nasze doświadczenie w realizacji analiz biznesowo-systemowych potwierdza projekt zrealizowany dla Alior Leasing, w ramach którego wspieraliśmy klienta w uruchomieniu nowej linii biznesowej. Celem analizy było dostosowanie oferty firmy do zmieniających się warunków rynkowych oraz przygotowanie solidnych fundamentów do wdrożenia rozwiązań w zakresie finansowania pojazdów, platformy marketplace oraz platformy samoobsługowej dla klientów. W ramach prac przeprowadziliśmy 15 warsztatów z udziałem kluczowych interesariuszy i zespołów biznesowych, mapując 1 proces sprzedażowy i 5 procesów wspierających. Efektem analizy było zdefiniowanie 149 wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych, które posłużyły do stworzenia rekomendacji systemowych oraz elastycznej architektury IT. Cały proces – od identyfikacji celów, przez modelowanie procesów AS-IS i TO-BE, aż po rekomendacje rozwiązań – został przeprowadzony w duchu zwinnej współpracy, z nastawieniem na realne rezultaty biznesowe. 
 

Inwestycja w analizę jako etap do sukcesu automatyzacji  

Inwestowanie w analizę procesów przed wdrożeniem automatyzacji to klucz do sukcesu. Firmy, które zainwestują czas i zasoby w dokładną analizę i optymalizację procesów, mogą liczyć na znacznie większe korzyści, zarówno finansowe, jak i operacyjne. Warto pamiętać, że sukces automatyzacji to nie tylko kwestia wprowadzenia nowych technologii, ale także umiejętności dostosowania ich do realnych potrzeb i celów biznesowych.