Inteligentne Dokumenty – kognitywna automatyzacja przetwarzania dokumentów

Współczesne organizacje nie postrzegają już procesów biznesowych jedynie przez pryzmat tradycyjnych workflow. W 2025 roku digitalizacja to nie tylko automatyzacja powtarzalnych zadań, ale ewolucja w kierunku hiperautomatyzacji – czyli inteligentnego, kompleksowego zarządzania procesami w mikro skali, w których sztuczna inteligencja (AI) odgrywa kluczową rolę.

IDP i kognitywna automatyzacja – przetwarzanie dokumentów w sektorze finansowym

Sektor finansowy – od bankowości, przez leasing, po faktoring – od lat wdraża rozwiązania automatyzujące, jednak prawdziwy przełom nastąpił wraz z dynamicznym rozwojem AI w ciągu ostatnich 10-15 lat. To nie tylko wpływ najnowszych modeli językowych (LLM), ale także stopniowa integracja inteligentnych technologii w przetwarzaniu dokumentów i podejmowaniu decyzji biznesowych.

Dziś IDP (Intelligent Document Processing) staje się nieodłącznym elementem tej transformacji, wprowadzając warstwę zaawansowanej analizy dokumentów i danych. W połączeniu z tradycyjnymi narzędziami do automatyzacji, takimi jak Fintin czy Camunda, stanowi fundament nowego podejścia do procesów biznesowych. Choć pełna hiperautomatyzacja, w której systemy nie tylko przetwarzają dane, ale także samodzielnie podejmują decyzje, jest jeszcze przed nami, to właśnie IDP przybliża nas do tej wizji przyszłości – kognitywnej automatyzacji procesów.

Kognitywny proces to zdolność do poznawania i interpretowania informacji w celu wyciągnięcia wniosków – jednak bez podejmowania decyzji. Innymi słowy, jest to etap analizy, który pozwala na zrozumienie treści, ale nie oznacza jeszcze działania decyzyjnego. W kontekście IDP oznacza to możliwość automatycznego odczytu dokumentów oraz ich interpretacji – zarówno tych o ustrukturyzowanej, jak i nieustrukturyzowanej formie.

Technologia SensID szczególnie wyróżnia się w przetwarzaniu dokumentów niestrukturalnych, takich jak umowy, faktury czy korespondencja biznesowa. Dzięki temu możliwe jest nie tylko ekstrakcja kluczowych informacji, ale także ich kontekstowe zrozumienie w ramach szerszego procesu biznesowego. W efekcie organizacje mogą efektywnie analizować i klasyfikować dokumenty, podążając za modelem kognitywnego przetwarzania, który jest fundamentem inteligentnej automatyzacji.

Szybkość i precyzja w przetwarzaniu dokumentów ma kluczowe znaczenie dla sektora finansowego. Każde opóźnienie czy błąd w ręcznym wprowadzaniu danych może prowadzić do problemów operacyjnych, niezadowolenia klientów, a czasami nawet do ryzyka prawnego. Moduł Inteligentnych Dokumentów to rozwiązanie, które pozwala instytucjom finansowym zautomatyzować procesy związane z dokumentami – od pozyskiwania i analizy treści, aż po ich klasyfikację i zapis w dowolnym systemie.

Nowe oblicze automatyzacji procesów biznesowych

Każdego dnia pracownicy spędzają godziny na ręcznym kopiowaniu danych i poszukiwaniu dokumentów w rozproszonych systemach. Aż 76% z nich poświęca na to 3 godziny dziennie, a niemal połowa (48%) przyznaje, że ma trudności ze sprawnym dotarciem do potrzebnych plików (Adobe Report, 2023). Skala problemu jest ogromna – firmy z listy Fortune 500 tracą 12 miliardów dolarów rocznie przez nieefektywne zarządzanie dokumentami (Signhouse, 2024).

W odpowiedzi na te wzywania przychodzi nasz moduł Inteligentnych Dokumentów.

Jak działa moduł Inteligentne Dokumenty?

Jest to jeden z modułów platformy Fintin oparty na technologii SensID, który pozwala na zautomatyzowane odczytywanie, analizowanie i interpretowanie dokumentów dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji. Wyspecjalizowane modele ekstrahują istotne informacje z dowolnych, niestrukturalnych dokumentów.

Jak w praktyce wygląda taki proces?

• Cyfryzacja dokumentów – OCR (rozpoznawanie tekstu) przekształca obraz w tekst, umożliwiając dalsze przetwarzanie
• Kategoryzacja dokumentów – kluczową częścią modułu jest komponent, który automatycznie rozpoznaje i klasyfikuje dokumenty według ich typu, np.: faktury, umowy, zamówienia.
• Wydobywanie kluczowych informacji – to najważniejsza część procesu. System analizuje dokument i wyciąga istotne dane – encje, takie jak kwoty, daty, nazwiska czy numery referencyjne.
• Przekazywanie danych do systemów biznesowych – ostatecznie przetworzone informacje trafiają do modułów Fintin takich jak Task Manager, gdzie mogą być dalej wykorzystywane w procesach biznesowych.

Dzięki wykorzystaniu modułu Inteligentnych Dokumentów, firma może automatyzować żmudne zadania, zwiększając tym samym efektywność i redukując ryzyko błędów ludzkich.

Inteligentne dokumenty w ekosystemie Fintin

Integracja Fintin, Camunda i SensID pozwala na efektywne zarządzanie dokumentami w procesach biznesowych, łącząc klasyczną automatyzację z kognitywnym rozumieniem treści. W tradycyjnym podejściu pierwszym krokiem jest digitalizacja i ustrukturyzowanie procesów – zapewnia to ich powtarzalność i możliwość proceduralnej obsługi. Kolejnym etapem jest wykorzystanie modułu Inteligentnych Dokumentów, który automatyzuje zadania dotychczas wykonywane manualnie przez pracowników.

W praktyce oznacza to, że gdy dokument pojawia się w procesie – niezależnie od jego źródła (portal klienta, e-mail, system wewnętrzny) – Fintin może go automatycznie przekazać do SensID. Moduł ten rozpoznaje treść, klasyfikuje dokument oraz decyduje o jego dalszym przetwarzaniu. W efekcie organizacja może:

Automatycznie inicjować nowe procesy – na przykład, gdy na skrzynkę biura obsługi klienta wpływa e-mail z dokumentem, SensID klasyfikuje jego treść i uruchamia odpowiedni proces w Fintin. Może to być reklamacja, zapytanie od organu ścigania, mandat leasingowy czy prośba o zgodę na wyjazd za granicę.

Zasilać istniejące procesy danymi – jeśli dokument trafia do trwającego procesu, SensID przetwarza jego zawartość i przekazuje kluczowe informacje do dalszego przetwarzania, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Największą przewagą SensID nad klasycznymi rozwiązaniami OCR jest jego zdolność do analizy dokumentów niestrukturalnych. Oznacza to, że system nie wymaga ściśle określonego formatu danych – potrafi rozpoznać i zinterpretować różne typy dokumentów w obrębie danej domeny. W organizacjach, gdzie obieg dokumentów jest intensywny i powtarzalny, takie rozwiązanie znacząco zwiększa efektywność operacyjną, ogranicza błędy ludzkie i przyspiesza przetwarzanie informacji.

Mniej błędów, więcej czasu na strategiczne działania

Moduł Inteligentne Dokumenty umożliwia automatyczne przetwarzanie dokumentów urzędowych, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych. Wystarczy raz określić, jakie informacje mają zostać wyodrębnione, a system zajmie się resztą. Dzięki temu instytucja finansowa może skupić się na kluczowych decyzjach biznesowych, zamiast tracić czas na administrację.

Dane z dokumentów prawnych, formularzy czy polis są automatycznie zapisywane w wybranym formacie lub umieszczane w odpowiednich polach szablonów odpowiedzi. Nasza technologia inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP) pobiera informacje z różnych źródeł i kanałów komunikacji z klientem, zapewniając Twojemu zespołowi zawsze aktualne i ustandaryzowane dane.

Moduł Inteligentne Dokumenty umożliwia integrację z obecnymi systemami IT, eliminując konieczność zmian w istniejących procesach biznesowych. Co więcej, rozwiązanie pozwala na analizę i obsługę dokumentów w wielu formatach, pochodzących z różnych źródeł To daje większą elastyczność, wyższą jakość obsługi klienta i mniejsze ryzyko błędów, co bezpośrednio przekłada się na oszczędność czasu i zasobów finansowych organizacji.

Przykładowe zastosowania Inteligentnych Dokumentów

Automatyzacja obsługi kosztorysów i faktur w obsłudze linii serwisowych pojazdów leasingowych i wynajmu długoterminowego

Moduł Inteligentnych Dokumentów może znaleźć zastosowanie w automatyzacji obsługi kosztorysów i faktur w procesach serwisowania pojazdów. Obecnie wiele firm leasingowych/CFM mierzy się z koniecznością manualnej analizy tych dokumentów, co wymaga od pracowników przypisywania usług do odpowiednich składowych serwisowych oraz zatwierdzania kosztów.

Jak mogłoby wyglądać wdrożenie?

Na podstawie przygotowanego zestawu przykładowych kosztorysów i faktur z różnych serwisów, trenujemy model AI. Model nie potrzebuje wielu dokumentów, aby je dokładnie poznać i móc z nimi pracować – wystarczy około 100.

Model analizuje treści pojawiające się w kosztorysie, np. „przegląd okresowy” czy „roboczogodziny” i przypisuje usługę do odpowiedniej kategorii serwisowej. Dzięki wykorzystaniu matrycy kosztów zamodelowanej w Fintinie, system automatycznie sprawdza, czy dany wydatek mieści się w ustalonym przedziale. W przypadku zgodności, dokument może być zatwierdzany automatycznie, natomiast w razie odstępstw, trafia do manualnej weryfikacji przez pracownika.

Automatyzacja obsługi mandatów w leasingu

Kolejnym procesem z branży leasingowej, w jakim moduł Inteligentnych Dokumentów znajduje świetne zastosowanie, jest obsługa mandatów – szczególnie tych zagranicznych. Ich przetwarzanie często stanowi wyzwanie, ponieważ mandaty, oprócz tego, że wystawiane są w różnych językach, są też niewystandaryzowane, a ich ręczna analiza jest czasochłonna i podatna na błędy. Dzięki zastosowaniu naszego modułu, możliwe jest zautomatyzowanie procesu identyfikacji kluczowych informacji oraz ich przypisanie do odpowiednich pojazdów i umów leasingowych.

System może automatycznie przetwarzać wpływające mandaty i wyodrębniać z nich istotne informacje, takich jak: numer rejestracyjny pojazdu, datę i miejsce wykroczenia, kwotę mandatu czy np. organ wystawiający mandat. To pozwala na przypisanie mandatu do konkretnego pojazdu oraz automatyczne skojarzenie go z odpowiednią umową leasingowa i klientem. Takie rozwiązanie pozwala na szybkie i bezbłędne przekazywanie informacji do leasingobiorcy, bez konieczności ręcznego przetwarzania tych dokumentów przez pracownika.

Automatyzacja tego procesu może znacząco zredukować czas potrzebny na obsługę mandatów, zmniejszyć liczbę błędów i zapewnić większą przejrzystość w zarządzaniu dokumentami.

Jak należy przygotować się do wdrożenia?

Skuteczna implementacja wymaga analizy procesów biznesowych i zdefiniowaniu use case’u, który przyniesie instytucji finansowej najwięcej korzyści z automatyzacji dokumentów. Następnie zasilamy model dokumentami, które będą wykorzystywane w procesie. Model AI musi być wytrenowany na rzeczywistych danych, dlatego też niezbędne jest ich etykietowanie i przygotowanie zestawu dokumentów testowych. Dane mogą być wykorzystywane w modułach Fintin, lub, po zintegrowaniu rozwiązania z istniejącymi systemami, mogą być nie tylko prezentowane użytkownikom, ale także automatycznie przekazywane do dalszego przetwarzania w ramach orkiestracji procesów biznesowych.

Wyzwania organizacyjne w przetwarzaniu dokumentów

Automatyzacja przetwarzania dokumentów ma mnóstwo korzyści, ale niesie za sobą również wyzwania, o których należy pamiętać. Przede wszystkim dokumenty są bardzo zróżnicowane – mogą zawierać tabele, pieczątki, a czasami nawet zamazane fragmenty tekstu, co utrudnia ich odczytanie i interpretację przez algorytmy. Kolejnym problemem jest rozumienie kontekstu – system muszą nie tylko rozpoznawać tekst, ale także wychwytywać różnice i zależności między danymi, co nie zawsze jest proste.

Dodatkowe trudności wynikają z aspektów integracyjnych, czyli konieczności pobrania, przetworzenia i zweryfikowania dokumentu oraz poprawnej rejestracji danych w systemie. Warto też pamiętać o obsłudze błędów, ponieważ poziom zaufania do poprawnie przetworzonego tekstu musi być wysoki. Skalowalność systemu jest kolejną istotną kwestią – należy pamiętać o tym, że infrastruktura musi być dostosowana do rosnącej liczby dokumentów.

W przypadku dokumentów wrażliwych pojawia się również problem ochrony danych – w takich sytuacjach nie zawsze można skorzystać z rozwiązań zewnętrznych, zwłaszcza tych, które przetwarzają dane poza środowiskiem klienta i przesyłają je na zewnątrz. Firmy muszą też pamiętać o zachowaniu równowagi między kosztami a korzyściami, oceniając, czy automatyzacja przetwarzania dokumentów rzeczywiście przyniesie oczekiwane oszczędności.

Automatyzacja procesów biznesowych – Inteligentne dokumenty i Camunda

Dzięki integracji naszego modułu z Camundą możliwe jest inteligentne zarządzanie dokumentacją - niezależnie od jej źródła, może to być portal klienta czy e-mail. Fintin pobiera dokumenty i dzięki modułowi Inteligentnych Dokumentów analizuje ich zawartość, a Camunda uruchamia lub wzbogaca procesy biznesowe na podstawie wyników.

Nowa era w przetwarzaniu dokumentów

Wdrożenie modułu Inteligentnych Dokumentów to krok w stronę przyszłości, w której pracownicy nie tracą czasu na ręczne wprowadzanie danych, a dokumenty są przetwarzane szybko, precyzyjnie i bez błędów. Automatyzacja nie tylko przyspiesza działanie organizacji, ale także zapewnia jej większa elastyczność i gotowość na zmieniające się warunki rynkowe. W erze cyfryzacji, inwestowanie w inteligentne przetwarzanie dokumentów staje się nie tyle opcją, co koniecznością dla każdej nowoczesnej instytucji finansowej.

Chcesz dowiedzieć się jak moduł Inteligentnych Dokumentów może zoptymalizować procesy dokumentowe w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy zwiększyć efektywność w Twojej instytucji finansowej!